2026年10月の改定前に企業が行うべきことは、「9月中に申請できる人を探すこと」だけではありません。

短期的な費用対策と、中長期的な在留資格管理の仕組みづくりを同時に進めることが必要です。

まず、外国人社員の在留情報を一元管理します。

氏名、国籍、在留資格、在留期限、現在の部署、担当業務、雇用形態、更新予定時期、変更申請の可能性、費用負担者、申請担当者、外部支援機関などを一覧にします。

この一覧があれば、今後6か月以内に更新・変更が必要な人、2026年9月30日までに申請できる可能性がある人、10月以降に費用が発生する人を把握できます。

また、更新時期が特定の月に集中している場合は、人事担当者の業務負荷や予算の集中も事前に見通せます。

次に、更新費用の予算化を行います。

在留期間が何年になるかは個別の審査によって決まるため、費用を完全に確定することは難しい場合があります。しかし、過去の許可期間、現在の在留資格、社員数、更新予定をもとに、一定の予備費を含めた予算を組むことはできます。

また、更新や変更の費用を誰が負担するかを明確にします。

会社負担の場合は、手数料だけでなく、行政書士への依頼費用、必要書類の取得費、翻訳費、郵送費、オンライン決済手数料などをどこまで含めるかを決めます。本人負担の場合は、費用が発生する時期と金額の目安を早めに伝える必要があります。

企業が優先して取り組みたい実務対策は、次のとおりです。

• 外国人社員全員の在留資格と在留期限を一覧化する
• 更新・変更対象者を今後6か月単位で抽出する
• 2026年9月30日までに申請可能な対象者を確認する
• 更新費用・変更費用を年度予算に組み込む
• 手数料、行政書士費用、翻訳費などの負担ルールを明文化する
• 在留資格と実際の業務内容が一致しているか確認する
• 転職、異動、出向、昇進、職務変更の影響を確認する
• 特定技能について、支援記録と定期届出の状況を確認する
• 窓口申請とオンライン申請の使い分けを決める
• オンライン決済の担当者、支払い方法、証憑保管の流れを決める
• 更新に必要な会社資料をあらかじめ整備する
• 外国人社員本人に、費用と手続の流れを分かりやすく説明する
• 人事、現場、登録支援機関、行政書士の連絡窓口を明確にする

特に重要なのは、在留資格の更新を本人任せにしないことです。

在留期限を過ぎた状態で就労させてしまうと、企業にとっても大きなリスクになります。手数料改定をきっかけに、更新期限を月次で確認し、期限の6か月前から準備を始めるような運用を作ると、費用とリスクの両方を管理しやすくなります。

要するに、企業がすべきことは、単に値上げに対応することではありません。

外国人雇用にかかる費用、手続、書類、担当者、本人説明を一つの仕組みとして管理することです。