手数料値上げで「1年更新」のツケが顕在化外国人雇用企業が見直すべき更新方針と社内ルール

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１．「1年更新」のツケとは何か

在留資格更新の手数料が今後数万円〜十数万円のレンジに上がる可能性があるなかで、これまで何となく続けてきた「1年更新」が、企業にとって大きな負担として表面化しつつあります。短期更新を繰り返すたびに、手数料と申請工数が積み重なり、「気づいたらかなりのコストになっていた」という状況になりかねません。

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手数料が高額化すると、1年更新を繰り返すほど総額コストが膨らみます。
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更新のたびに、書類準備・本人とのやり取り・入管対応といった見えない工数が発生します。
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本来3年・5年が取れるはずの人を1年更新で回していると、会社側の損失が大きくなります。
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ビザ費用を会社負担としている場合、「1年更新のツケ」は人件費に直撃します。
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ルールが曖昧なままだと、従業員との認識ズレや不満の温床にもなります。

つまり「1年更新のツケ」とは、短期更新を前提にした運用を続けることで、手数料・工数・リスクが見えない形で積み上がっていく状態を指します。手数料値上げをきっかけに、そのツケを見える化し、更新方針と社内ルールを再設計することが必要です。

２．企業が押さえるべきポイント３つ

Point 01

更新方針を「とりあえず」から
「設計された戦略」へ

これまで、「まずは1年で様子を見る」「取りあえず更新が通ればOK」という運用がよく見られました。しかし、手数料が高額化する時代には、「何年を狙うのか」「どの条件が整っていれば長期許可にチャレンジするのか」を会社として明確にする必要があります。
更新方針を曖昧なままにしておくと、結果的に短期更新の繰り返しとなり、コストと不安定さが積み上がるだけです。職種・在留資格・勤務実績などに応じて「原則何年の許可を狙うか」を設計し、本人とも共有することが重要です。
Point 02

費用負担のルールを明文化しておく

ビザ費用が会社負担か本人負担か、どこまで会社が面倒を見るのかが曖昧なままでは、手数料値上げの局面で必ず混乱が生じます。
「初回更新は会社負担だが、それ以降は条件付き」「本人の不備による短期更新の繰り返しは一部本人負担」「家族滞在分は原則本人負担」など、会社の方針を就業規則・社内規程として文章化しておくことが欠かせません。これにより、従業員との認識のズレや不満を減らし、経営側としてもコストの見通しを立てやすくなります。
Point 03

更新管理と情報連携の仕組みを整える

更新期限や本人の状況をギリギリになってから把握するような運用では、短期更新や不許可のリスクが高まります。期限直前に慌てて申請すると、書類の記載漏れ・説明不足・証拠の弱さなどが残りやすく、結果として長期許可が取れず、1年更新が続いてしまう原因にもなります。
在留期限・更新予定・必要書類・担当者を一覧で管理し、期限のかなり前から準備を始められる体制を整えることで、結果として「1年更新のツケ」を減らし、長期許可を取りやすくすることができます。

３．「1年更新のツケ」が顕在化するメカニズム

手数料値上げの局面では、「1年更新を続けることのコスト」が一気に顕在化します。これまで、更新1回あたりの費用が少額だったため、1年更新が続いていても「とりあえず許可が出ているから問題ない」と見過ごされがちでした。

しかし、更新1回あたりの手数料が数万円〜十数万円に達すれば、1年更新を5回・10回と繰り返すごとに、企業としては年単位でかなりの追加負担を抱えることになります。特に、特定技能や技人国などで多数の外国人を雇用している企業では、更新時期が集中すると「更新月だけ人件費が跳ね上がる」という状況にもなりかねません。

さらに、申請ごとに発生する見えない工数も、ツケの一部です。人事・総務が書類を集め、本人とやり取りし、入管への申請を行い、不備対応をする過程には、時間・労力・担当者の負担が伴います。短期更新を繰り返すことで、この工数が何度も発生し、結果として他の業務を圧迫することにもなります。

こうした「費用＋工数」のツケは、決算書には明確に出てこないことが多く、気づきにくいという特徴があります。手数料値上げをきっかけに、過去数年分の更新・変更実績と費用・工数を棚卸しし、「1年更新を続けていることがどれだけの負担になっているか」を見える化することが、最初の一歩になります。

４．更新方針を見直すための

具体的な視点

更新方針を「とりあえず」から「設計された戦略」に変えていくには、いくつかの具体的な視点が役に立ちます。

まず、在留資格ごとに「本来狙える期間」を整理することです。技術・人文知識・国際業務、特定技能、技能実習、家族滞在など、それぞれに長期許可の可否や条件が異なります。職務内容・雇用契約・給与水準・勤務実績などを踏まえ、「この人は1年が妥当なのか、3年・5年を狙える条件にあるのか」を冷静に評価する必要があります。

次に、短期更新が続いている原因を分析します。
・本人側の要因（転職回数が多い、勤続年数が短い、収入が不安定など）
・会社側の要因（申請内容の説明不足、職務内容の整理不足、書類の整備不足など）
が混在していることが多く、どこに問題があるのかを切り分けることが重要です。

そのうえで、
• 条件が整っている人については、長期許可を狙った申請内容・証拠の構成に切り替える
• 条件が不足している場合は、どの点を改善すれば長期許可を狙えるようになるのかを本人と共有する
• 難易度の高いケースについては、外部の専門家と連携し、申請内容の質を高める

といった動きを取ることで、「1年更新がなんとなく続いている」という状態から脱却しやすくなります。

５．社内ルール整備のポイントと注意点

社内ルールの整備は、コストと従業員の安心感のバランスを取るうえで欠かせません。特に、以下の点は慎重に設計・運用する必要があります。
まず、費用負担の方針です。「全て会社負担」「全部本人負担」のような極端なルールではなく、在留資格・雇用形態・職種・勤務年数などに応じて柔軟に設計することが求められます。例えば、正社員で一定年数以上勤続している人については会社負担を厚くする一方、短期雇用や試用期間中は本人負担の割合を高めるなど、会社の人事ポリシーと整合的なルールが必要です。

次に、本人の不備による短期更新・不許可への対応です。申請書類の提出遅延、証拠不足、説明の不一致など、本人側の管理不足によって長期許可が取れない場合に、すべて会社負担とすると、結果的に「管理責任が曖昧な運用」になります。一定の範囲で本人負担を求める一方で、その判断基準を事前に明示し、本人にとっても納得感のある形にしておくことが重要です。

また、ルールの周知とコミュニケーションも大切です。社内規程に書いてあるだけではなく、採用時・入社時・更新時などのタイミングで、ビザ費用や更新方針に関する説明を丁寧に行うことで、後から「聞いていない」「そんなつもりではなかった」という不満が生じるのを防げます。外国人従業員にとっては、母国語ややさしい日本語での説明が必要なケースもあるため、社内資料の工夫も求められます。

６．まとめ：「1年更新」を前提としない雇用と在留の設計へ

手数料値上げにより、「1年更新」のツケが顕在化する時代が到来しつつあります。これまで何となく続けてきた短期更新の運用は、費用・工数・リスクの面で、企業にとって持続可能とは言えない局面に差し掛かっています。

この状況を前にして、外国人雇用企業が取るべき方向性は明確です。
・更新方針を「とりあえず」ではなく「設計された戦略」に変えること
・費用負担のルールを明文化し、従業員と認識を揃えること
・更新管理と情報連携の仕組みを整え、長期許可を取りやすい環境を作ること

短期更新を前提としない雇用と在留の設計に切り替えれば、手数料値上げの時代でも、コストとリスクをコントロールしながら、多文化な職場を安定的に運営していくことができます。

「1年更新のツケ」をただ嘆くのではなく、それをきっかけに自社のルールと体制を一段引き上げる――その発想が、これからの外国人雇用にとって重要になってくるのではないでしょうか。

7. 専門家に相談しよう

我々、行政書士MP法務事務所は、外国人雇用におけるさまざまな手続きやサポートを提供しております。特に、手数料の値上げや1年更新という現状において、企業が抱える課題を解決するために専門的な知識を活かし、最適なプランをご提案いたします。

外国人雇用に関する法令や手続きは複雑化しており、特にビザ更新においては短期間での対応が求められます。その結果、企業様の負担が増大し、運営への影響も懸念されるところです。我々の事務所では、これらの業務をワンストップでサポートし、適正なコストで企業様のニーズに合ったサービスを提供いたします。

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