在留資格更新の費用が上がるからといって、企業が単純に費用だけを削減しようとすると、かえって大きなリスクにつながることがあります。

たとえば、更新費用を抑えたいからと準備を後回しにしたり、本人任せにしたり、専門家への相談を省いたりすると、書類不足や申請遅れ、在留資格と業務内容の不一致といった問題が発生しやすくなります。

重要なのは、手数料を減らすことだけではなく、更新漏れや不適切な雇用を防ぎながら、全体コストを適正化することです。

まず検討したいのが、オンライン申請の活用です。

オンライン申請は、許可期間によって窓口申請より低額な設定になっています。たとえば、1年の許可では窓口33,000円に対し、オンラインでは27,000円です。3年以上5年未満では窓口64,000円に対し、オンライン56,000円となります。対象人数が多い企業では、1人あたりの差額が小さく見えても、年間では一定の差になります。

ただし、オンライン申請には、従来の収入印紙ではなく、コンビニ決済または銀行決済で手数料を納付する運用が必要になります。

誰が納付案内を確認するのか、会社の口座から払うのか、本人が払うのか、支払後の証憑を誰が保管するのかまで決めておかなければ、オンライン化しても管理が煩雑になります。

次に重要なのが、在留資格と実際の業務内容の定期確認です。

とくに技術・人文知識・国際業務のような就労資格では、本人の職務内容が在留資格に合っているかが重要です。現場の事情で部署異動をした、営業職として採用したが実際には単純作業が中心になっている、管理業務の予定だったが担当業務が変わった、といった場合には、更新時に問題になる可能性があります。

また、特定技能では、雇用条件、支援計画、支援の実施状況、生活支援、定期面談など、更新時に確認すべき事項が多くあります。

在留期限の直前に書類を集めるのではなく、日頃から支援記録や雇用条件の変更履歴を残しておく方が、更新時の負担を抑えやすくなります。

さらに、外国人社員本人への説明も重要です。

費用が増えることを直前まで伝えない、会社負担か本人負担かが曖昧、更新手続のために必要な本人資料の説明が不十分、といった状態はトラブルの原因になります。特に、本人負担とする場合は、いつ、いくら必要になる可能性があるかを早めに伝えることが必要です。

企業が実務上、整えておきたい対策は次のとおりです。
• 外国人社員の在留期限を月次で確認する
• 更新予定者を6か月前から抽出する
• 更新費用を年度予算に組み込む
• 更新・変更費用の負担ルールを明文化する
• 在留資格と実際の業務内容を定期的に確認する
• 会社資料や雇用条件書の保管場所を統一する
• 特定技能の支援記録や面談記録を継続して保管する
• オンライン申請の利用条件と決済フローを整える
• 本人が理解できる言葉で更新手続と費用を説明する
• 行政書士、登録支援機関、人事、現場責任者の連携窓口を決める
このように見ると、在留資格更新コストの増額への対策は、単に「安い申請方法を選ぶこと」ではありません。

更新に伴う支出、書類、業務内容、本人説明、社内担当を一体で管理することが、最も確実な対策になります。