外国人を採用する際は、面接時または採用内定後の適切なタイミングで、本人の在留カードまたはパスポートなどを確認します。

ここで大切なのは、コピーだけを受け取って安心しないことです。可能であれば原本を確認し、本人の顔写真や記載事項と本人が一致しているかを確認する必要があります。

在留カードでは、まず表面の「在留資格」を確認します。

「技術・人文知識・国際業務」「特定技能」「永住者」「日本人の配偶者等」「定住者」など、在留資格によって就労可能な範囲が異なります。

次に、「就労制限の有無」を確認します。

就労制限がないと記載されている場合でも、本人の在留資格や活動内容との関係を確認する必要があります。一方で、就労制限がある場合には、どのような制限があるのか、資格外活動許可が必要かを確認しなければなりません。

さらに、「在留期間満了日」を確認します。

採用時点で在留期限が近い場合は、いつ更新できるのか、本人が更新を予定しているのか、企業としてどの資料を準備する必要があるのかを確認します。期限が短いから採用できないということではありませんが、採用直後に更新時期が来る場合は、採用計画と更新準備を同時に進める必要があります。

留学生や家族滞在の方をアルバイトとして雇用する場合は、在留カードの裏面にある資格外活動許可の記載を確認します。

許可がない場合は、原則としてアルバイトを開始させることはできません。また、資格外活動許可があっても、就労時間に制限があるため、勤務シフトを組む際に注意が必要です。

採用時に確認したい項目は、次のとおりです。
• 氏名、生年月日、国籍・地域、顔写真が本人と一致しているか
• 在留資格は何か
• 在留期間満了日はいつか
• 就労制限の有無はどうなっているか
• 資格外活動許可があるか
• 裏面に勤務先や居住地に関する記載があるか
• 在留カード番号が失効していないか
• 在留カードの券面とICチップ情報に不自然な違いがないか
• 任せる仕事内容が、その在留資格で認められる範囲か
• 雇入れ後に必要となる届出は何か

また、在留カードの確認には、在留カード等番号失効情報照会や在留カード等読取アプリケーションを活用する方法があります。

カード番号が失効していないかを確認することや、ICチップに記録された情報と券面の記載を見比べることは、偽造カードや不自然なカードを見逃さないために役立ちます。

ただし、カードが有効であることを確認できたとしても、それだけで任せる仕事が在留資格に合っているとは限りません。

たとえば、技人国の在留カードを持っていても、どのような現場作業でも任せられるわけではありません。特定技能の在留カードを持っていても、別の会社や別分野で自由に働けるわけではありません。

要するに、採用時の確認では、
「カードがあるか」ではなく、「この人は、この会社で、この仕事を、この条件で行えるのか」まで確認することが重要です。