特定技能と就労ビザは、どちらも外国人材を雇用するための重要な在留資格ですが、企業が更新時に確認すべきポイントは同じではありません。

同じ「外国人社員の更新」として一律に扱うのではなく、在留資格ごとの管理項目を分けておく必要があります。

特定技能では、企業は単に雇用主というだけではなく、特定技能所属機関としての役割を担います。

雇用契約が適切に維持されているか、報酬が日本人と同等以上になっているか、支援計画を適切に実施しているか、本人の相談に対応しているか、生活支援や日本語学習の機会を確保しているかなど、日常の受入れ体制そのものが重要になります。

また、特定技能では、受入れ・活動・支援実施状況に関する定期届出が必要です。

対象年度の4月1日から翌年3月31日までの状況について、翌年4月1日から5月31日までに届出を行う運用となっています。登録支援機関に支援を委託している場合でも、受入れ企業側が把握し、必要な情報や書類を提供できる体制が必要です。

特定技能で確認したい主な項目は、次のとおりです。
• 在留期限と更新可能時期
• 雇用契約書・労働条件通知書の内容
• 賃金、残業代、社会保険、税金の適正処理
• 支援計画の内容と実施状況
• 定期面談、相談対応、生活支援の記録
• 日本語学習支援やキャリア支援の実施状況
• 住居、生活、転職希望などの本人の状況
• 登録支援機関への委託内容と役割分担
• 定期届出・随時届出が必要となる事実の有無

一方、技術・人文知識・国際業務などの就労ビザでは、特定技能のように支援計画を作ることは通常求められません。
しかし、本人が行っている業務が、その在留資格で認められる活動に合っているかを継続して確認する必要があります。

たとえば、技術・人文知識・国際業務で採用した外国人社員について、通訳、海外営業、IT、設計、品質管理、経理、マーケティングなどの専門的業務を担う予定だったにもかかわらず、実際には単純作業や補助作業が中心になっている場合、更新時に問題になる可能性があります。

また、就労ビザでは、転職や退職、所属機関の変更があった場合、必要な届出があることも重要です。

現場の都合による異動、グループ会社への転籍、職務内容の変更、契約社員から正社員への変更なども、在留資格との関係で確認が必要になる場合があります。

就労ビザで確認したい主な項目は、次のとおりです。
• 在留期限と更新可能時期
• 現在の在留資格
• 学歴・職歴と担当業務の関連性
• 採用時の職務内容と、現在の実務内容の一致
• 雇用契約、給与、勤務時間、所属部署の変更
• 転職、退職、異動、出向、転籍の有無
• 所属機関に関する届出漏れの有無
• 納税、年金、健康保険の加入・納付状況
• 更新に必要な会社資料と本人資料の準備状況

このように、特定技能では「受入れと支援の実態」が重視され、就労ビザでは「資格と業務の適合性」が重視されます。

企業は、在留資格ごとに管理表や確認項目を分けることで、更新時の準備不足を防ぎやすくなります。