オンライン申請を活用して在留資格の更新・変更費用を抑えたい場合、最初に整えるべきなのはシステムではなく、社内の管理体制です。

在留資格の申請は人事だけで完結するものではなく、本人、現場責任者、経理、外部専門家など、複数の関係者が関わることがあります。

まず、外国人社員の在留情報を一覧化します。

氏名、国籍、在留資格、在留期限、所属部署、担当業務、雇用形態、更新予定時期、費用負担者、申請担当者などを一つの管理表にまとめます。これがないと、誰の申請をいつ行い、誰が費用を支払うのかを管理できません。

次に、オンライン申請の担当者を明確にします。

申請書を作成する人、必要書類を集める人、本人と連絡を取る人、申請内容を確認する人、納付案内を確認する人、決済を行う人、許可後の在留カード受領を確認する人が、それぞれ誰なのかを決めます。

特に注意したいのは、オンライン申請後の納付です。

許可が出た後に納付案内を確認せず、支払いが遅れると、手続が止まる可能性があります。申請担当者と経理担当者の連携ができていないと、「誰かが払っていると思っていた」というトラブルが起きやすくなります。

また、オンライン申請にしても、紙で保管すべき情報や、社内で確認すべき記録は残ります。

雇用契約書、労働条件通知書、給与資料、会社概要、決算書類、支援記録、面談記録、本人のパスポート・在留カード情報などを、申請時にすぐ取り出せる形で管理しておく必要があります。
特定技能を受け入れている企業では、さらに注意が必要です。

特定技能では、更新申請だけでなく、支援計画の実施、生活相談、定期面談、支援記録、定期届出・随時届出などが関わります。オンラインで申請できるからといって、日常の支援記録が不要になるわけではありません。むしろ、オンライン申請を円滑に進めるためには、普段から支援の実施状況を整理しておく必要があります。

導入前に確認したい項目は、次のとおりです。
• 自社がオンライン申請の利用対象・利用条件を満たしているか
• 申請等取次者としての承認または要件確認ができているか
• 利用申出・利用承認の手続を進めているか
• 外国人社員の在留期限を一覧化しているか
• 申請書作成、書類収集、内容確認、提出、納付の担当者が決まっているか
• コンビニ決済または銀行決済の方法を社内で決めているか
• 決済手数料を含めた経費処理の流れが決まっているか
• 納付案内や許可通知を確認する担当者が決まっているか
• 在留資格と実際の業務内容の確認方法があるか
• 特定技能の支援記録や届出状況を管理できているか
• 本人が必要書類や手続の流れを理解できるよう説明できるか
• 困難な案件で行政書士などに相談する基準が決まっているか

また、費用の減額・免除措置を利用する場合には注意が必要です。

減額や免除の対象となる事情を説明する資料を提出する場合、オンライン申請では対応できず、窓口申請が必要になることがあります。このような例外もあるため、すべての手続を一律にオンライン化するのではなく、個別事情に応じて窓口申請と使い分けることが重要です。

要するに、オンライン申請によるコスト削減を成功させるには、
申請システムを導入することではなく、申請から納付、許可後の確認までを止めずに回せる社内運用を作ることが必要です。