在留資格の更新で見落としやすいのは、在留期限だけを確認し、本人の仕事や生活の変化を見ていないケースです。

しかし、更新申請では、本人が現在の在留資格に合った活動を行っているかが重要になります。期限内に申請すれば自動的に更新されるわけではありません。

就労資格を持つ外国人社員については、勤務先、所属部署、仕事内容、給与、雇用形態が、採用時からどのように変わっているかを確認する必要があります。

特に、技術・人文知識・国際業務の社員については、実際の仕事が専門的な業務として説明できるかが重要です。採用時は海外営業や品質管理として申請していたのに、現在は工場ラインや倉庫作業が中心になっている場合は、更新前に確認が必要です。

特定技能外国人については、在留期限だけでなく、雇用契約、給与、労働時間、支援計画、面談、生活支援、相談対応、定期届出などの状況も確認する必要があります。

本人が退職、転職、長期欠勤、行方不明、業務内容変更などの状況にある場合は、更新とは別に届出や支援対応が必要になることがあります。

家族滞在や配偶者等の在留資格を持つ方については、家族関係や生活実態に変化がないかを確認する必要があります。

結婚、離婚、別居、子どもの出生、扶養関係の変更、住所変更などがある場合には、更新申請の内容にも影響する可能性があります。

また、納税、年金、健康保険の状況も重要です。

住民税、年金保険料、健康保険料に未納や遅れがないか、転職や退職の間に社会保険の手続漏れがないかを確認する必要があります。これらは更新だけでなく、将来の永住許可申請にも関わる重要な項目です。

さらに、外国人社員が退職・転職した場合には、企業側の届出だけでなく、本人側の所属機関に関する届出が必要となる場合があります。

雇入れや離職に際しては、外国人雇用状況の届出も必要になります。人事担当者は、入管への手続、ハローワークへの届出、社会保険・雇用保険の手続を別々のものとして整理し、漏れがないように対応する必要があります。

更新前に確認したい主な項目は、次のとおりです。
• 現在の在留資格と在留期限
• パスポートの有効期限
• 採用時と現在での勤務先・所属部署・仕事内容の違い
• 雇用形態、給与、労働時間、勤務地の変更
• 転職、出向、異動、昇進、職務変更の有無
• 特定技能の支援記録、面談記録、届出状況
• 住民税、年金、健康保険料の納付状況
• 住所変更、家族関係、扶養関係の変化
• 本人側で必要となる届出の案内ができているか
• 会社側の雇入れ・離職に関する届出が済んでいるか
• 更新費用を誰が負担するか
• 新しい在留カードの確認と管理表の更新ができているか

在留期限管理は、本人を監視するためのものではありません。

本人が日本で安心して働き続けられるようにし、企業が適正な雇用を継続するための仕組みです。本人に必要書類の提出を求める場合も、なぜ必要なのか、いつまでに何を用意するのかを、分かりやすい日本語や必要に応じて母語で説明することが大切です。

要するに、更新時には、
期限、在留資格、仕事内容、雇用条件、生活・納付状況、必要な届出をまとめて確認することが必要です。