給与・控除に関するトラブルを防ぐ最も効果的な方法は、入社後に初めて説明するのではなく、採用時と入社時に具体的に説明することです。

雇用契約書を渡して署名をもらうだけでは、本人が内容を理解しているとは限りません。

まず、雇用条件書では、基本給、各種手当、残業代、賃金の締め日、支払日、支払方法、昇給、賞与、退職に関する事項などを明確にします。

固定残業代を設ける場合には、固定残業代に該当する手当の名称、金額、何時間分に相当するのか、超過分は別途支払うことなどを、本人が理解できる形で説明する必要があります。

また、控除についても事前に説明します。

法令上必要となる税金や社会保険料と、寮費・光熱費・食費など会社が関わる控除を分けて説明すると、本人は理解しやすくなります。

たとえば、給与の説明では、次のような形で見せると分かりやすくなります。

これはあくまで説明のための例ですが、本人には総支給額だけでなく、手取り額の目安まで示すことが大切です。

ただし、残業時間、税額、社会保険料、光熱費などにより毎月の金額が変わる可能性があることも説明する必要があります。

寮費や光熱費などを控除する場合には、特に注意が必要です。

企業が利益を上乗せして過大な額を控除することや、本人に説明しないまま新しい費目を追加することは、トラブルにつながります。控除する場合は、何の費用なのか、いくらなのか、実費か定額か、いつからいつまで控除するのかを明確にする必要があります。

また、保証金、違約金、紹介料、教育費、渡航費、作業着代、工具代などを、安易に給与から控除することにも注意が必要です。

本人が退職した場合に高額な違約金を請求する、採用費用を一方的に給与から引く、用途や計算根拠が不明な管理費を引くといった対応は、重大なトラブルにつながるおそれがあります。

採用時・入社時に企業が確認したいことは、次のとおりです。

• 基本給、手当、総支給額、手取り見込み額を説明したか
• 給与の締め日と支払日を説明したか
• 残業代の計算方法と、支払う条件を説明したか
• 固定残業代がある場合、その内容を明確にしたか
• 税金・社会保険料の控除を説明したか
• 寮費、光熱費、食費などの控除項目を説明したか
• 控除額が変動する可能性と、その理由を説明したか
• 給与明細の見方を説明したか
• 昇給、賞与、評価の考え方を説明したか
• 本人が質問できる窓口を用意したか
• 説明内容を本人が理解したことを確認したか

また、説明の際には、通訳、やさしい日本語、多言語資料、図表、給与明細の見本などを活用すると効果的です。
専門用語を並べるだけではなく、「総支給額」「控除」「手取り」「残業」「休みの日に働いた場合」などを、具体例で説明する方が伝わります。

要するに、採用時・入社時に必要なのは、
契約書へ署名をもらうことではなく、本人が初回給与を受け取ったときに驚かないよう、給与の仕組みを先に理解してもらうことです。