特定技能の届出漏れは、制度を知らないことだけで起こるわけではありません。

実際には、現場で起きた変化が人事へ伝わらない、人事が登録支援機関へ伝えない、登録支援機関が届出の必要性を確認できない、といった情報共有の不足から起こることが多いです。

たとえば、本人が現場責任者へ「来月で辞めたい」と話したとします。

現場責任者が「人事へは後で伝えよう」と考えているうちに日数が過ぎ、退職日が近くなって初めて人事が知ると、届出や本人への案内が間に合わなくなるおそれがあります

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また、賃金や勤務先、業務内容、雇用契約の変更も、現場や人事では「通常の人事対応」として処理されることがあります。

しかし、特定技能では、変更内容によって届出が必要になる場合があります。日本人社員と同じ感覚で変更してしまうと、入管手続の確認が漏れる可能性があります。

届出漏れを防ぐためには、特定技能外国人に関する変化を、一定のルールで人事・総務・現場責任者・登録支援機関へ共有する必要があります。

企業が作っておきたい連携体制は、次のとおりです。

また、特定技能外国人ごとに、管理表を作成しておくと便利です。

管理表には、在留期限、雇用契約期間、勤務先、担当業務、給与、登録支援機関、定期面談日、定期届出対象年度、届出が必要になった事実、届出期限、提出日などを記載します。

特に、随時届出については、「事由発生日」「届出期限」「提出日」の三つを必ず記録することが重要です。

これにより、誰がいつ何を届け出たかを確認でき、担当者が変わっても管理を引き継ぎやすくなります。

企業が月次で確認したい項目は、次のとおりです。

• 特定技能外国人の在留期限と雇用契約期限
• 勤務先、担当業務、雇用形態、給与の変更
• 退職希望、転職希望、長期欠勤、無断欠勤の有無
• 定期面談の実施状況と相談内容
• 登録支援機関への委託内容や担当者の変更
• 支援計画どおりに支援が実施されているか
• 受入企業の所在地、代表者、法人情報の変更
• 社会保険、税、労働法令に関する問題の有無
• 随時届出が必要な事由が発生していないか
• 年1回の定期届出に向けた記録がそろっているか

ここで重要なのは、登録支援機関へ支援を委託している場合でも、受入企業が「自社では何も管理しなくてよい」と考えないことです。

登録支援機関は支援の専門家ですが、雇用契約、賃金、勤務時間、業務内容、事業縮小、退職の経緯などは、企業側が最も正確に把握しています。

要するに、届出漏れを防ぐ仕組みとは、
届出担当者だけが制度を知っている状態ではなく、現場で起きた変化が期限内に届出担当者へ届く状態を作ることです。